Krajowy System e-Faktur

Szanowni Państwo,

Chcielibyśmy poinformować, że od 1 lutego 2026 r. nasza firma rozpocznie korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wprowadzenie tego rozwiązania wiąże się z nowymi zasadami dotyczącymi wystawiania i otrzymywania faktur.

W KSeF wykorzystywany jest jednolity i ustrukturyzowany format faktury, w którym każda jej pozycja ma przypisane konkretne miejsce. Dzięki temu zarówno sprzedawca, jak i nabywca mogą w taki sam sposób interpretować zawarte w niej informacje. Po przesłaniu przez sprzedawcę pliku XML do KSeF, zostaje on przetworzony i otrzymuje numer KSeF ID, stając się oficjalną fakturą, którą nabywca odbierze w systemie. Nie będzie konieczności drukowania dokumentów ani ręcznego wprowadzania ich do systemów księgowych, jednak możliwe będzie pobranie wizualizacji faktury wystawionej w KSeF z kodem QR i numerem KSeF ID.

Co się zmieni dla Państwa?

Od 1 lutego 2026 r. wszystkie faktury VAT, wystawiane przez Bricoman Polska, będą generowane w formacie ustrukturyzowanym i przekazywane nabywcom zobowiązanym do korzystania z KSeF (tj. polskim przedsiębiorstwom posiadającym siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce) za pośrednictwem platformy KSeF.

Obowiązek otrzymywania faktur ustrukturyzowanych w KSeF będzie dotyczył wszystkich przedsiębiorców zobowiązanych do korzystania z KSeF (w tym najmniejszych), z wyjątkiem wąskiej grupy podmiotów, którym faktura ustrukturyzowana musi zostać udostępniona w sposób uzgodniony, niezależnie od tego, kiedy rozpoczną oni wystawianie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF.

Pozostałe dokumenty inne niż faktury, takie jak załączniki do faktur, będą nadal dostarczane w dotychczasowy sposób poza KSeF np. mailowo.

W przypadku żądania klienta wystawimy fakturę ustrukturyzowaną, która zostanie przesłana do KSeF - klient otrzyma jej wizualizację.

Datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej - będzie, w praktyce, data wskazana w polu P_1 (pole to przechowuje datę wystawienia) struktury FA(3).

Datą otrzymania faktury ustrukturyzowanej - będzie, co do zasady, dzień nadania numeru KSeF ID. W przypadku podmiotów niezobowiązanych do korzystania z KSeF (np. klienci, podmioty zagraniczne) będzie to dzień otrzymania wizualizacji.

Co Państwo otrzymacie, jeśli chwilowo KSeF nie będzie działał i nie ma możliwości wydrukowania faktury VAT?

Po dokonaniu transakcji, jeśli system KSeF nie będzie działał, otrzymacie Państwo wydrukowaną propozycję wizualizacji faktury VAT, będącą potwierdzeniem dokonanej transakcji.

Zamiast tytułu "faktura" dokument będzie miał tytuł "potwierdzenie transakcji".

Na propozycji wizualizacji faktury będzie znajdował się QR kod z linkiem do portalu SmartKSeF, skąd będzie można pobrać fakturę.

Co zrobić, jeśli otrzymają Państwo fakturę poza KSeF (offline)?

W trybach: offline24 (problemy z działaniem KSeF po stronie Bricoman Polska) oraz niedostępność KSeF (prace serwisowe zaplanowane przez Ministerstwo Finansów) podmiotom zobowiązanym do korzystania z KSeF nie będą wydawane wizualizacje faktur ustrukturyzowanych, lecz potwierdzenia transakcji.

W przypadku czasowej awarii systemu KSeF (tzw. tryb awaryjny ogłoszony przez Ministerstwo Finansów), faktury mogą być wystawiane i przekazywane poza systemem - również podmiotom zobowiązanym do korzystania z KSeF. Takie dokumenty będą zawierały specjalne dwa kody QR (oznaczone jako OFFLINE I CERTYFIKAT), umożliwiające potwierdzenie treści faktury oraz tożsamości wystawcy.

Po ustaniu niedostępności, wszystkie wystawione w tym trybie faktury zostaną wprowadzone do KSeF w terminie do 7 dni roboczych. W trybie awaryjnym datą otrzymania faktury jest data nadania numeru KSeF ID lub data faktycznego otrzymania wizualizacji poza KSeF (w zależności od tego, co nastąpiło wcześniej).

W sytuacji całkowitej awarii KSeF (awaria spowodowana zagrożeniem dla Polski lub jej infrastruktury), faktury będą przekazywane bez kodów QR. Faktury nie będą wówczas następnie przesyłane do KSeF. W przypadku awarii całkowitej: data wystawienia faktury to data wskazana przez Bricoman Polska, natomiast data otrzymania faktury to data jej faktycznego otrzymania poza KSeF.